Directiesecretaresse

Ben jij een proactieve en oplossingsgerichte professional met ervaring in het ondersteunen van de directie? Heb je oog voor detail en ben je in staat om zelfstandig en efficiënt te werken in een dynamische werkomgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zijn Human Concern, een gespecialiseerde GGZ instelling voor eetstoornissen die evidence based interventies, waaronder CGT, schematherapie en EMDR combineert met inzet van je eigen levens-/herstelervaring. Bij Human Concern geloven we in een holistische benadering waarin niet enkel gefocust wordt op de symptomen van de eetstoornis, maar ook veel aandacht is voor de functie van de eetstoornis, de triggers en instandhoudende factoren. We werken met een specifieke groep cliënten die bewust voor onze therapeutische behandelvisie kiezen en daarvoor ook de benodigde motivatie inbrengen.

Als Directiesecretaresse bied je uitgebreide ondersteuning aan de directie. Je speelt een cruciale rol in het efficiënt laten verlopen van vergaderingen, het beheer van de agenda, en de communicatie met externe stakeholders. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het bewaken van deadlines en het actief opvolgen van acties en afspraken.

Taken en verantwoordelijkheden:

Je bereidt de directievergaderingen voor door het opstellen van de agenda en het notuleren van de vergaderingen. Tevens zorg je ervoor dat de afgesproken actiepunten worden opgevolgd, zowel door de directie als door andere betrokkenen. Je bewaakt de voortgang van deze acties en zorgt ervoor dat de directie tijdig de nodige rapportages ontvangt. Jij zorgt ervoor dat deze rapportages tijdig en in het juiste format worden aangeleverd voor besluitvorming.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het beheer van de agenda van de directie, waarbij je afspraken plant en prioriteiten stelt. Je bewaakt de agenda en signaleert knelpunten, zodat deze snel opgelost kunnen worden. Je behandelt de zakelijke correspondentie, zowel schriftelijk als digitaal en zorgt voor de juiste opmaak en redactie. Je archiveert documenten zowel fysiek als digitaal en houdt het overzicht over de archivering van de directie.

Verder ben je het eerste aanspreekpunt voor externe stakeholders, zoals de Raad van Toezicht, verzekeraars, cliënten, de Familieraad, de Inspectie en banken. Je hebt regelmatig contact met deze partijen en zorgt ervoor dat de communicatie goed verloopt. Je signaleert knelpunten in lopende projecten en volgt de voortgang actief op. Je ondersteunt bij het voorbereiden van juridische documenten, in samenwerking met externe advocaten of juristen, en helpt bij het opstellen, opmaken en redigeren van begrotingen, rapportages en jaarstukken.

Tot slot zorg je ervoor dat gemaakte afspraken en verslagen van de directie wekelijks worden bijgewerkt, zodat deze altijd op tijd en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Je ondersteunt waar nodig de stafafdelingen en neemt andere ad hoc taken op je, in overleg met de directie.

Wat bieden wij jou?

• Alle voorwaarden uit de cao GGZ;
• Een salaris conform de cao GGZ (FWG 45), met een maximum van €4.017,-;
• Veel ruimte om je creativiteit, probleemoplossend vermogen en eigen inbreng te laten zien;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Pensioenopbouw bij Pensioenfonds Zorg en Welzijn, 166 vakantie-uren bij een fulltime dienstverband, 35 uur aan levensfasebudget (LFB) naast je (bovenwettelijke) vakantie-uren bij een fulltime dienstverband, een jaarlijkse 8% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering en tot slot is er een balansbudget van €500,- per jaar a.d.h.v. 36 urige werkweek. Het balansbudget kan je inzetten voor persoonlijke scholing, vrije dagen of laten uitbetalen.

Wat verwachten wij van jou?

• HBO werk- en denkniveau;
• Ruime werkervaring als directie-assistente;
• Ervaring met kantoorautomatisering;
• Kennis van administratieve en organisatorische processen;
• 16 uur per week beschikbaar;
• Bezit een hoge mate van integriteit in verband met vertrouwelijk karakter van de functie.

Klaar om ons team te versterken?

Maak je interesse kenbaar door te solliciteren. Heb je nog vragen? Dan kun je contact opnemen met Dennis Bot via bot@humanconcern.nl en 06-43160757. Klik hier om te chatten met Dennis. Is Dennis niet bereikbaar? Neem dan contact op met Nora van Ouwerkerk via ouwerkerk@humanconcern.nl en 06-43265086. Klik hier om te chatten met Nora.